Einsatz eines KI-gestützten Sprachassistenten zur Entgegennahme eingehender Anrufe

Zur automatisierten Bearbeitung telefonischer Anfragen setzen wir den STRATO Smart-Telefonassistenten ein. Dieser verarbeitet Gesprächsinhalte in unserem Auftrag, um Ihr Anliegen zu erfassen, weiterzuleiten oder zu beantworten. Dabei kommen automatische Spracherkennung (Speech-to-Text), semantische Analyse (Natural Language Processing) und ggf. Textgenerierung (Text-to-Speech) zum Einsatz.

Gesprächsinhalte können aufgezeichnet, transkribiert oder dokumentiert werden. Dies erfolgt nur, wenn Sie zu Beginn des Gesprächs entsprechend informiert wurden und das Gespräch fortsetzen. Sie können die Verbindung jederzeit beenden, um eine Verarbeitung zu vermeiden.

Verarbeitet werden insbesondere Ihre Äußerungen im Gespräch, technische Verbindungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer) sowie ggf. freiwillig mitgeteilte Stammdaten wie Name oder Telefonnummer. Zudem werden Interaktionsdaten verarbeitet, etwa zur Gesprächsführung oder bei Abbrüchen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Vertragsanbahnung oder -durchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter und skalierbarer Kommunikation).

Zur technischen Umsetzung setzen wir Subdienstleister ein, insbesondere für Hosting, Spracherkennung und semantische Analyse. Dabei können personenbezogene Daten durch den Subdienstleister auch in die USA übermittelt werden. Grundsätzlich erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, da die Dienstleister nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Fehlt ein solcher Beschluss, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ergänzender Schutzmaßnahmen. Die Vorgaben der Art. 44 DSGVO werden eingehalten.

Zur Verbesserung der Sprachverarbeitung können pseudonymisierte Daten zu Trainingszwecken verwendet werden. Eine Rückverfolgung auf einzelne Personen ist dabei ausgeschlossen oder erheblich erschwert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die Speicherung erfolgt nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Ergänzende Hinweise zum Online-Shop

Bestellungen und Kundenkonto

Wenn Sie in unserem Online-Shop bestellen, verarbeiten wir die Daten, die Sie im Bestellvorgang angeben, insbesondere Name, Rechnungs- und Lieferanschrift, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, die bestellten Produkte sowie Zahlungs- und Versandstatus. Wir benötigen diese Daten, um den Vertrag zu schließen und zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie freiwillig ein Kundenkonto anlegen, speichern wir zusätzlich Ihre Zugangsdaten und Ihre Bestellhistorie, damit Sie Ihre Bestellungen später einsehen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können die Löschung Ihres Kundenkontos jederzeit verlangen.

Aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben bewahren wir Bestell- und Rechnungsdaten bis zu zehn Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO). Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Danach löschen wir die Daten.

Zahlungsabwicklung über SumUp

Die Zahlung im Online-Shop wickeln wir über den Zahlungsdienstleister SumUp ab, nach unserem Kenntnisstand SumUp Limited, Block 8, Harcourt Centre, Charlotte Way, Dublin 2, Irland. Dazu werden Ihre Zahlungsdaten (zum Beispiel Kartendaten), der Rechnungsbetrag, die Bestellnummer sowie Name und E-Mail-Adresse an SumUp übermittelt. Ihre Kartendaten geben Sie direkt bei SumUp ein; wir erhalten sie nicht. SumUp verarbeitet die Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher, auch zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von SumUp: sumup.com/de-de/datenschutzbestimmungen.

Versand mit DHL

Für die Lieferung geben wir Ihren Namen und Ihre Lieferanschrift an die DHL Paket GmbH, Sträßchensweg 10, 53113 Bonn, weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer geben wir nur weiter, wenn Sie im Bestellvorgang ausdrücklich eingewilligt haben, damit DHL Ihnen die Zustellung ankündigen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerruf über die Online-Widerrufsfunktion

Wenn Sie einen Vertrag über die Schaltfläche „Vertrag widerrufen“ widerrufen, verarbeiten wir Ihren Namen, die Angaben zur Bestellung, Ihre E-Mail-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Wir benötigen diese Daten, um den Widerruf zu bearbeiten und Ihnen die gesetzlich vorgeschriebene Eingangsbestätigung zu senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB. Die Daten speichern wir, solange Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden können, und im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.